Respuesta rápida: Para organizar las tareas de tu negocio con Trello, crea un tablero con tres listas (Por hacer, En proceso y Completadas), escribe cada tarea en una tarjeta, añádele fecha de entrega y detalles, y muévela de una lista a otra según avanza. Así ves de un vistazo qué tienes pendiente, en qué estás trabajando y qué ya terminaste.
Notas en el teléfono, mensajes guardados, recordatorios y papeles sueltos: cuando las tareas están regadas, algo siempre se queda fuera.
Escribí sobre Trello en este blog en 2018 y la sigo recomendando. En esta clase de Acceso PRO creé un tablero desde cero para pasar de pendientes dispersos a un solo espacio organizado.
¿Qué es Trello y cómo ayuda a organizar tu negocio?
Es una herramienta visual para administrar tareas. Funciona con tres elementos: tableros, que representan un proyecto o área; listas, que representan etapas; y tarjetas, que son las tareas. Al ver todo en una sola pantalla, es más fácil decidir qué hacer primero.
¿Qué es el sistema To Do, Doing y Complete?
- To Do (Por hacer): las tareas identificadas que todavía no comienzan.
- Doing (En proceso): aquello en lo que estás trabajando ahora mismo.
- Complete (Completadas): lo que ya terminaste. Sí, esta columna importa.
En la demostración trabajé las listas en español, en un tablero llamado Organización de mi Negocio. Añade una cuarta lista, En espera, si trabajas con clientes, suplidores o colaboradores: separa lo que está detenido por otra persona de lo que depende de ti.
¿Cómo creas tu primer tablero paso a paso?
- Crea tu cuenta en Trello.
- Crea un tablero nuevo y ponle el nombre de tu negocio o proyecto.
- Añade tres listas: Por hacer, En proceso y Completadas.
- Crea una tarjeta por cada tarea pendiente.
- Abre cada tarjeta y añade descripción, fecha de entrega y los recursos necesarios.
- Mueve a En proceso solo lo que vas a trabajar ahora.
- Cuando termines una tarea, arrástrala a Completadas.
¿Cuáles son los siete elementos de una tarea bien hecha?
- Un título que empieza con un verbo.
- Una descripción de qué hay que hacer.
- Fecha límite.
- La etiqueta del área del negocio.
- Una lista de verificación.
- La persona responsable.
- Archivos o enlaces relacionados.
El nombre de la tarjeta debe empezar con una acción: crear, redactar, enviar, revisar, publicar, llamar, preparar. Enviar propuesta se hace. Propuesta se queda ahí.
¿Por qué el checklist hace la tarea "hacible"?
Una tarjeta que dice Preparar promoción de la clase es tan grande que cada vez que la ves tienes que volver a pensar por dónde empezar. En clase la partí así:
- Redactar el copy.
- Diseñar el arte.
- Revisar la información.
- Programar la publicación.
- Enviar por correo electrónico.
- Compartir por WhatsApp.
Si una tarea te toma más de una sesión, no es una tarea: es un proyecto. Pártela en un checklist.
¿Cómo usas las etiquetas por área del negocio?
Usé seis: Mercadeo, Ventas, Clientes, Administración, Finanzas y Contenido.
Por ejemplo: Enviar propuesta al cliente (Clientes), Dar seguimiento a tres prospectos (Ventas), Registrar los gastos del mes (Finanzas). Con el filtro de etiquetas puedes ver solo lo de finanzas o solo lo de clientes, sin tocar el resto del tablero.
¿Cómo estableces prioridades?
- Ordena las tarjetas de arriba hacia abajo según su importancia.
- Usa etiquetas de color para identificar urgencia o tipo de tarea.
- Asigna fechas de entrega a lo que tiene plazo.
- Limita lo que tienes en proceso. Si todo está en proceso, nada avanza.
Mi recomendación: máximo tres tareas en En proceso. No es una regla de Trello, es una práctica de productividad. Terminar tres vale más que tener quince empezadas.
Tu rutina semanal
- Anota cada tarea nueva en Por hacer, sin filtrar.
- El lunes elige las prioritarias de la semana.
- Mueve a En proceso solo lo que estás trabajando ahora.
- Usa En espera para lo que depende de otra persona.
- Mueve lo terminado a Completadas.
- Revisa cinco minutos el lunes y cinco el viernes.
El tablero solo funciona si refleja la realidad.
Bono: automatiza tu tablero
Trello trae un sistema de reglas con dos partes: algo que ocurre y algo que pasa como consecuencia. Ejemplo: cuando mueves una tarjeta a Completadas, entonces marca la fecha como completada.
También puedes ponerle fecha automática a cada tarjeta nueva o añadir un checklist fijo a cierto tipo de tarjeta. Revisa los límites de automatización de tu plan.
Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve Trello?
Para organizar tareas y proyectos de forma visual, usando tableros, listas y tarjetas.
¿Trello sirve para una sola persona o es para equipos?
Para ambos. Lo pueden usar dueños de negocio, freelancers y equipos pequeños que quieren organizar mejor su trabajo.
¿Qué significa To Do, Doing y Complete?
Son las tres etapas del sistema: por hacer, en proceso y completado.
¿Puedo ponerle fecha a mis tareas en Trello?
Sí. Cada tarjeta permite añadir una fecha de entrega para dar seguimiento a tus pendientes.
Posdata: Si quieres ver cómo armo el tablero en vivo, únete a Acceso PRO por $28 al mes, o compra la clase «Organiza las Tareas de tu Negocio con Trello» por $29 (pago único). Y si prefieres que lo trabajemos juntos, agenda tu diagnóstico.
